Activezi in mediul afacerilor? Cum organizezi o intalnire?
Majoritatea dintre noi lucram intr-un mediu de afaceri care presupune participarea si organizarea unor intalniri mai mult sau mai putin eficiente.
Intalnirile sunt de multe ori cheia succesului in organizarea unei campanii. In general, lumea fuge de intalniri, intrucat de cele mai multe ori am avut parte de experiente nefericite: sedinte interminabile, lipsite de focus, vorbitori slabi, agenda neclara, probleme logistice etc. Pentru ca intalnirea ta sa aiba succes, va trebui sa te orientezi dupa cateva reguli de baza.
Regulile de baza pentru organizarea unei intalniri reusite sunt urmatoarele:
A.Planificarea intalnirii:
1.Participanti.
Se stabileste cine trebuie invitat si numarul de persoane care va participa la sedinta.
Realizarea listei complete cu persoanele care trebuie sa participe, cu datele lor de contact.
Data, ora, locul.
Stabileste ora, locul si data intalnirii (preferabil in functie de disponibilitatea persoanelor participante).
locul ales este potrivit: nu apar intreruperi, exista echipamentele necesare. Exemple de variante pentru locurile de intalnire: sala de sedinte oficiala a companiei, biroul celui care convoaca intalnirea, scoli, biblioteci, la Primarie; etc.
2.Agenda. Pregatita din vreme (temele de discutat, concret, punct cu punct), + alocarea minutelor pentru fiecare interventie (se estimeaza usor durata intalnirii)
Agenda si materiale de interes pentru a rezulta o intalnire eficienta, se vor distribui participantilor inainte de intalnire.
3.Amenajarea locatiei. In functie de numarul de participanti, se poate, eventual, modifica amplasamentul salii.
clasic – toti sunt plasati in jurul mesei.
-Avantaje: comod, poti pune un pahar de apa, un material; participantii se pot sprijini etc.
-Dezavantaje: masa functioneaza ca o bariera intre participanti si asta afecteaza eficienta si calitatea intalnirilor.
Un cerc de scaune.
-Avantaje: mai putin formal, mai deschis, mai prietenos.
-Dezavantaje: este putin mai incomod, participantii nu au pe ce sa scrie, ocupa mult spatiu, nu este practic pentru un numar mare de participanti.
Amfiteatru (prezidiu + randuri de scaune).
-Avantaje: permite participarea mai multor persoane.
-Dezavantaje: de regula, participantii din spate nu se implica, comunicarea este greoaie.
B.Organizarea intalnirii:
1.Prezentarea participantilor. La inceputul intalnirii asigura-te ca toata lumea se cunoaste (se face turul mesei cu numele si prenumele si alte date care crezi ca sunt importante despre fiecare participant)
2.Prezentarea agendei. Prezinta-le participantilor agenda pe care le-o propui si cere-le sa faca completari, modificari daca considera de cuviinta
3.Moderatorul. Asigura-te ca exista un moderator / cel care conduce intalnirea.
El da cuvantul, se asigura de respectarea agendei si a timpilor propusi etc. Moderator poate fi cel care convoaca sedinta, sau alta persoana. Important e ca aceasta persoana trebuie sa fie neutra fata de discutie (sa nu participe activ).
Aceasta persoana va trebui, din cand in cand, sa faca mici rezumate ale celor mai importante puncte discutate si, evident, sumarul tuturor deciziilor luate. Moderatorul va trebui, in rezumatele sale, sa mentioneze consensul, votul sau opozitia unor participanti si sa fie atent la eventualele sensibilitati.
4.Secretarul sedintei. Cineva trebuie sa ia notite pe parcursul intalnirii. Nu tot ce se discuta cuvant cu cuvant, pe modelul procesului verbal, insa trebuie sa suprinda principalele pozitii, decizii, informatii.
De multe ori, cand desemnezi un secretar, persoana nu va deveni “prietenul tau cel mai bun”. Multi nu sunt fericiti cand sunt desemnati “scribi” de sedinta
5.Regulile sedintei. Pentru a asigura succesul sedintei, te asiguri ca se stabilesc de la inceput un set de reguli minime:
-ne ascultam si ne respectam reciproc,
-nu ne intrerupem,
-nu lansam acuze,
-oferim informatii clarificatoare,
-telefoane inchise,
-nu fumam, etc.
6.Decizii. Pentru luarea deciziilor, daca este cazul, consensul este cel mai potrivit, insa nu e necesar sa facem din consens un scop in sine.
-Se poate merge si pe ideea de vot (la fel de potrivit pentru decizii).
-Daca este necesar si informatii suplimentare pentru a lua decizia potrivita, se poate planifica o a doua intalnire (in varianta aceasta se atribuie sarcini pentru intervalul dintre intalniri (ex. fiecare participant aduna informatiile necesare/ restante si le prezinta colegilor la urmatoarea intalnire).
7.Pauze. Ideal ar fi ca la fiecare 1,5 -2 ore maximum se ofera pauza (cafea, toaleta, tigara).Sunt bune si pentru networking.
8.Concluzii. La finalul seditei sa se prezinte un mic rezumat a celor intamplate cu scopul si rezultatele intalnirii.
-se multumeste participantilor, se distribuie, dupa sedinta, o copie a rezumatului discutiei.
